Die Konferenz der Leiterinnen und Leiter der bayerischen Fachhochschulbibliotheken hat auf ihrer Sitzung am 12./13. Juli 2001 eine Arbeitsgemeinschaft Zusammenschlüsse von Lokalsystemen bayerischen Fachhochschulbibliotheken (AG Lokalsysteme) eingesetzt und diese beauftragt, Kooperationsmöglichkeiten im Bereich lokaler Bibliothekssysteme zu untersuchen und zu bewerten. Die Kommission für EDV-Planung im Bibliotheksverbund Bayern (KEP) hat diesen Auftrag aufgegriffen und die AG Lokalsysteme beauftragt, ein Kooperationskonzept für Bayern zu entwickeln.

Handlungsbedarf besteht, weil zum einen in vielen Fachhochschulbibliotheken die Erneuerung der inzwischen 8 Jahre alten EDV-Ausstattung ansteht, zum anderen kann keine Fachhochschulbibliothek mit älterer RM auf SISIS-Sunrise umsteigen, da deren Kapazität hierfür nicht ausreicht. Dieser Umstieg muss spätestens zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme eines neuen Verbundsystems erfolgt sein. Zudem ist zumindest an den "alten" Fachhochschulbibliotheken auch ein Austausch der Endgeräte (teilweise werden noch Terminals eingesetzt) dringend erforderlich.

In Bayern gibt es zurzeit zwei Kooperationen von Fachhochschulbibliotheken mit einer nahe gelegenen Universitätsbibliothek. Die Daten der Bibliotheken werden in einem gemeinsamen Katalog gehalten, datentechnisch gesehen sind die Bibliotheken Zweigstellen.

Am längsten kooperieren FHB Ingolstadt und die UB Eichstätt, seit Mitte 2000 auch die FHB Regensburg mit der dortigen UB. In Kooperationsabkommen zwischen den Institutionen wird die Zusammenarbeit geregelt. Im Verbund Eichstätt-Ingolstadt besteht keine direkte Bestellmöglichkeit zwischen den Bibliotheken, während im Regensburger OPAC direkt zwischen den Institutionen bestellt werden kann (Problem des Versandaufkommens).

Beiden Kooperationen sind Verhandlungen zwischen den Insititutionen vorangegangen. Sie ersparten der jeweiligen Fachhochschulbibliothek den Kauf und die technische Betreuung eines (neuen) Servers für das Bibliothekssystem SISIS; die FHB Ingolstadt ersparte sich durch eine Absprache mit der Fa. SISIS GmbH den Kauf eines eigenen SIAS-Moduls. Einen zentralen Rechner für die sonstigen EDV-Anwendungen, Druckerverwaltung und Web-Server inkl. Betreuung benötigen die Bibliotheken dennoch. Die "Zweigstellen FHB" werden auf SISIS-Seite selbstständig in der Fachhochschulbibliothek betreut. Beide Kooperationen sind SISIS-seitig problemlos möglich, da nur die jeweilige UB das Erwerbungsmodul SIERA einsetzt.

Geplant sind zwei weitere Kooperationen: UB und FHB Augsburg sowie TUB München und FHB Weihenstephan. Beide Kooperationen sind technisch möglich, weil nur jeweils eine der beiden Bibliotheken SIERA einsetzt; in beiden Fällen sind aus Kapazitätsgründen keine Bestellmöglichkeiten in der jeweils anderen Bibliothek geplant.

Analog zum oben beschriebenen Modell gibt es derzeit als einzige Kooperation von Fachhochschulbibliotheken die der FHB Würzburg-Schweinfurt und der FHB Aschaffenburg. Ursprünglich als 3. Standort der FHB Würzburg-Schweinfurt gegründet, wurde die FHB Aschaffenburg zum 1.10.2000 selbstständig. Die gemeinsame SISIS-Datenbank wurde beibehalten. Zwischen den Zweigstellen besteht ein reger Bestellverkehr, was einerseits zu einer intensiven Nutzung die Bestände führt, zum anderen die Transportdienste dieser Fachhochschulen stark beansprucht.

Es ist geplant und im HBFG-Antrag der FHB Würzburg-Schweinfurt so beantragt, in diesen Verbund auch die FHB Coburg zu integrieren und so einen nordfränkischen Verbund zu etablieren.

Alle Kooperationen ersparen einmalige Serverinvestitionen und in geringem Umfang laufenden Betreuungsaufwand. Kosten für SISIS-Lizenzen in Höhe von 10% sparen diejenigen Bibliotheken, die eine Datenbank mitnutzen, die Vertragspartnerin der Firma SISIS zahlt die vollen Lizenzkosten. Ein Mehrwert für die Benutzer ist nur dann zu verzeichnen, wenn die Bestände im "Stadt-OPAC" auch bestellbar bzw. auf kurzen Wegen beschaffbar sind. Ein gemeinsamer OPAC über Stadtgrenzen hinaus ohne Bestellmöglichkeiten bietet dem Benutzer keinerlei Vorteil. Werden andererseits Zweigstellenbestellungen über Ortsgrenzen hinaus angeboten, könnten sich diese zu einer Konkurrenz zur Fernleihe entwickeln.

Aus den eingangs geschilderten Gründen besteht für alle bayerischen Fachhochschulbibliotheken außer den oben genannten sowie der FHB München und der FHB Ansbach, die bereits SISIS-Sunrise einsetzen, die Notwendigkeit, die technischen Voraussetzungen für einen Umstieg zu realisieren. Kooperationen mit Universitätsbibliotheken am Ort sind bei keiner der betroffenen Fachhochschulbibliotheken möglich: FHB Nürnberg und UB Erlangen-Nürnberg können derzeit aus techischen Gründen nicht kooperieren, da beide Bibliotheken das Erwerbungssystem SIERA einsetzen. Alle anderen Fachhochschulbibliotheken sind die einzigen Hochschulen am jeweiligen Ort.

Zur Wahl stehen deshalb nur zwei Optionen: zum einen der weitere Betrieb eines eigenen Lokalsystems, zum anderen die Kooperation mehrerer Fachhochschulbibliotheken untereinander, ggf. unter Einbeziehungen weiterer staatlicher Bibliotheken. Für letztere Option gibt es technisch zwei Lösungsvarianten: die oben beschriebene gemeinsame Datenbank nach Würzburger Modell, oder aber der Betrieb mehrerer eigenständiger Datenbanken auf einem gemeinsamen Server.

Beide Modelle können nur funktionieren, wenn für die Betreuung des gemeinsamen Rechners eine feste Stelle mit Wertigkeit BAT IV b/a (Kosten ca. 45.000 € jährlich) geschaffen wird. Diese ist an zentraler Stelle (Verbundzentrale oder größere Fachhochschule) anzusiedeln, um auch Krankheits- und Urlaubsvertretungen regeln zu können, ohne die Serverbetreuung in Randzeiten zu gefährden. Diese unabhängig vom Standort den Fachhochschulen zuzurechnende Stelle würde das Stellendefizit in diesem Hochschulsektor etwas mindern.

Dagegen steht ein möglicherweise erhebliches Einsparpotenzial für neue Bibliotheksserver in Höhe von 200.000 bis 300.000 € (ca. 50.000 € pro mitnutzender Bibliothek), auch Schulungskosten für die Hardware- und Datenbankbetreuung und die Installationskosten fallen nur einmal an. Da keine der beteiligten Fachhochschulbibliotheken derzeit über eine Stelle für die Systemverwaltung verfügt, kann das Einsparpotenzial im personellen Bereich nur fiktiv mit ca. 20% angesetzt werden.

Eine gemeinsame Datenbank würde jeder mitnutzenden Bibliothek Einsparungen im Bereich der SISIS-Lizenzen in Höhe von 10% der gesamten SISIS-Lizenzkosten bringen. Ansonsten wäre aber kein Mehrwert für die Benutzer zu verzeichnen, da ein Bestellverkehr zwischen den einzelnen Institutionen personell und auch finanziell nicht leistbar ist. Die Präsentation von Beständen im OPAC, die nicht vor Ort verfügbar oder per Mausklick bestellbar sind, widerspricht der Serviceorientierung der Fachhochschulbibiotheken.

Softwareseitig wäre zwar nur eine Datenbank zu betreuen, das System würde allerdings durch die Vielzahl der Zweigstellen sehr komplex, insbesondere im Bereich der Steuerung von Systemausdrucken. Die SISIS-Zweigstellen müssten in jedem Fall vor Ort betreut werden, wobei grundsätzliche, für das gesamte SISIS-System gültige Parameter vorab von allen teilnehmenden Bibliotheken zu auszuhandeln wären.

Bei diesem Modell besteht zwar keine Einsparung im Bereich der SISIS-Lizenzen, was aber im Interesse der Benutzerorientierung vertretbar ist: in den einzelnen OPACs werden nur die Medien angezeigt, die dem Benutzer ohne Umwege zur Verfügung stehen. Alle anderen Bedürfnisse müssen über den WWW-OPAC des Bibliotheksverbunds Bayern mittels Fernleihe befriedigt werden. Der Administrationsaufwand für mehrere Datenbanken dürfte auf Grund der Gleichartigkeit nicht höher sein als der für eine sehr große Datenbank. Die SISIS-Administration findet in jedem Fall vor Ort statt, jedes Lokalsystem bleibt für sich überschaubar.

Das Eingehen einer Kooperation im Bibliotheksbereich ist eine Entscheidung, die jede Hochschule autonom zu fällen hat. Die personelle Belastung der Server- und Datenbankbetreuung innnerhalb der Dienstleistungen des lokalen Rechenzentrums ist der möglichen finanziellen Einsparung gegenüberzustellen. Daneben spielen auch nicht quanitifizierbare Größen wie die Eigenständigkeit einer Bibliotheksdatenbank mit der Mögichkeit der Einbindung in lokale Informationssysteme eine Rolle.

Grundsätzlich ist die unter 3.2. skizzierte Lösung aufgrund der unter 3.1. geschilderten Nachteile für die Benutzer vorzuziehen. Unter der Voraussetzung, dass die Serverbetreuung personell abgesichert wird und die jeweiligen Hochschulleitungen dem Modell zustimmen, haben die Fachhochschulbibliotheken Ansbach, Amberg-Weiden, Hof, Deggendorf, Neu-Ulm, Kempten und Rosenheim Interessse an einer Teilnahme angemeldet. Nach Abschreibung des bisherigen Rechners wäre auch München interessiert, ebenso wie Nürnberg, wo der derzeitige Rechner allerdings schnellstmöglich abgelöst werden muss.

Vor Verwirklichung des Modells müssen noch technische Probleme wie der parallele Betrieb mehrerer SIKOM-Schnittstellen zwischen Lokalsystemen und Verbunddatenbank und der parallele Betrieb mehrerer WebOPACs gelöst werden. Daneben ist die Datenschutzfrage (Datenverschlüsselung bei Übertragung zwischen Client und Server über das Netz) zu klären sowie die Finanzierung der Peripheriegeräte aus Landesmitteln, sofern keine Bundesmittel aus der Hochschulbauförderung zu erwarten sind.

Nach Abwägung der Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Kooperationsmodelle kommt die AG Lokalsysteme zu folgenden Schlüssen:

• Kooperationen mit gemeinsamer Datenbank können nur dann erfolgreich sein, wenn die Bibliotheken freiwillig kooperieren und genügen Vorlauf für Verhandlungen gegeben ist. Wird kein gemeinsamer HBFG-Antrag gestellt, so ist die Ausstattung der Bibliotheken mit leistungsfähigen und zahlenmäßig ausreichenden Endgeräten aus Landesmitteln sicherzustellen. Der zeitliche Vorlauf für Verhandlungen über die Kooperation ist großzügig zu bemessen, Zeitdruck darf nicht entstehen. Zu komplexe Systeme sind zu vermeiden, ggf. ist die Entwicklung der Mandantenfähigkeit des Erwerbungsmoduls Siera ("Zweigstellenkonzept") noch abzuwarten.
• Für Bibliotheken an verschiedenen Orten ist das Modell "Gemeinsamer Server - verschiedenen Datenbanken" zu empfehlen. Voraussetzung ist die unter Punkt 3 genannte Einrichtung einer zentralen Stelle für die Betreuung sowie die Zustimmung der jeweiligen Hochschulleitung. Eine Ausweitung des Modells auf den Bereich der (allerdings nicht HBFG-fähigen) staatlichen Bibliotheken wäre denkbar.
• Die Klärung technischer und rechtlicher Fragen darf nicht zu Verzögerungen in der Systemerneuerung führen, die den laufenden Betrieb eines lokalen Bibliothekssystems gefährden. Eine wohlüberlegte Kooperation in mehreren Jahren ist einer mit heißer Nadel gestrickten und deshalb möglicherweise nicht funktionierenden in einem Jahr in jeder Hinsicht vorzuziehen.
• Durch die Vereinbarungen mit der Firma SISIS ist inzwischen festgelegt, dass die Firma nur jeweils eine Bibliothek als Vertragspartnerin hat ("1 Katalog = 1 Vertrag"). Mitnutzende Bibliotheken erhalten für die von ihnen benötigten SISIS-Sunrise-User-Lizenzen 10% Rabatt. Ein Kostenmodell für die SISIS-Mitnutzung durch staatlichen Bibliotheken, wie von der KEP gewünscht, kann von der AG Lokasysteme deshalb nicht entwickelt werden.