Das Protokoll wird einstimmig genehmigt. Es ist über das Web-Portal der bayerischen FH-Bibliotheken unter "Projekte / Kooperativer CD-ROM-Server" zugänglich.

Fristgerecht (bis 30.06.02) gekündigt haben folgende Bibliotheken zum 31.12.2002:
FHB Amberg-Weiden
Bibliothek des Deutschen Museums München

Herr Dr. Wasner erläutert kurz die Änderungsvorschläge für die Geschäftsordnung. Der Änderungsentwurf war bereits vorab über die Mailingliste bzw. über das WWW zugänglich. Bei den Änderungen handelt es sich um Präzisierungen hinsichtlich der Zuständigkeiten.
Außerdem ist auf Wunsch der FHB München § 5 dahingehend erweitert worden, dass Entscheidungen die die FHB München in ihrer Funktion als Eigentümerin des Servers oder als Vertragspartnerin mit der Fa. R+R betreffen, nur mit deren Zustimmung getroffen werden können. 

Der Änderungsentwurf wurde von einem Juristen der FH München sowie vom Kanzler der FH Ingolstadt geprüft. Es ergaben sich folgende Änderungsvorschläge: 

1. In § 5, Abstimmungen, soll die Beschlussfähigkeitsregelung besonders hinsichtlich der Kostenregelungen modifiziert werden: "Die Entscheidungen der Nutzergruppe werden mit einfacher Stimmenmehrheit aller Mitglieder getroffen" (nicht: der anwesenden Mitglieder).

2. § 7, Abrechnung, Abs. 2 wird gestrichen. Grund: Gemeinsame Lizenzen (Konsortien) können nicht Gegenstand der Geschäftsordnung der Nutzergruppe des zentralen CD-ROM-Servers sein. 

Die aktualisierte Geschäftsordnung wird mit diesen beiden Änderungen ohne Gegenstimmen und ohne Enthaltungen verabschiedet. 

Die nicht anwesenden Mitglieder (FHB Neu-Ulm und BSB) sollen über diesen Beschluss informiert werden. 

Frau Knab (FHN) regt als Ergänzung der Geschäftsordnung an, daß man das Verfahren für die Genehmigung des jeweils vorherigen Protokolls der Nutzergruppen-Treffen einfügen könnte (z.B. "Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht innerhalb von 14 Tagen nach der Publizierung im Web ein Einspruch erfolgt.")

Frau Stöcker verteilt die Rechnungen für die Installationen auf dem CD-ROM-Server für das Jahr 2001 und erläutert anhand zweier Anlagen den Abrechnungsmodus. Für das Jahr 2001 waren der Abrechnung letztmals 20 Pool-Datenbanken zu Grunde zu legen. Auswahlkriterium waren Datum der Erstinstallation bzw. die Anzahl der Nutzer. Die Fehlinstallationen bei "Gabler 15. Aufl." und "Taschenbuch des öffentlichen Lebens" wurden zusammengefasst und ergaben eine Pool-Datenbank. Die Fehlinstallation von "Ullmann 98" (Installation mit Nebenwirkungen) wurde als eine Pool-Datenbank gewertet und die Kosten somit auf alle Nutzer umgelegt. 

Diesem Abrechnungsmodus wird ohne Gegenstimmen zugestimmt.

Es wird ein Angebot der Fa. R+R zum Update der Ultra* Net-Software auf die Version 5.2 beraten. Die Bereitstellung des Updates ist im Rahmen des Software-Wartungsvertrages enthalten. Es würden lediglich die Installationskosten in Höhe von € 660,00 anfallen. Das Update beeinhaltet im Wesentlichen folgende Zusatzleistungen: 

• Cachen von DVD-ROM 
• Ultra Installer 
• CITRIX Metaframe XP 
• Datenbankverwaltung 

Die "Zusatzleistungen" Ultra Installer und Datenbankverwaltung sind Hilfsmittel, die Installationen und das Datenmanagement erleichtern, was aber ohnehin aufgrund des Wartungsvertrages Angelegenheit der Fa. R+R ist. CITRIX Metaframe XP würde eine Neuinstallation erforderlich machen. Für das Cachen von DVD-ROM besteht z.Zt. keine echte Notwendigkeit. 

Auf Vorschlag von Herrn Dr. Wasner wird die Installation des Updates aus diesen Gründen zurückgestellt, bis sich eine Notwendigkeit hierzu ergibt.

Die Erneuerung der Lizenzen für den VDI-Wärmeatlas, 9. Aufl. wird zurückgestellt, bis ein Professor der FHN die Neuauflage nach Erscheinen im September 2002 auf wesentliche Änderungen hin überprüft hat. Herr Kuttler wird unabhängig davon ein Lizenzangebot beim Springer-Verlag einholen.

Frau Knab schlägt die Neuaufnahme der CD-ROM "Wörterbuch der industriellen Technik / Richard Ernst. - 2000" vor. Alle Teilnehmer außer den FHB Kempten und Ansbach äußern Interesse. Um das Risiko einer kostenpflichtigen Fehlinstallation zu vermeiden, bietet die FHB München die Probeinstallation auf ihrem Server an. Dies soll künftig vor allen Neuinstallation durchgeführt werden. 

Da die CD-ROM-Datenbank "SOLIT" nur noch von den FHB Würzburg-Schweinfurt und Nürnberg genutzt wird - die FHB Regensburg ist auf die Online-Nutzung umgestiegen - sollten diese Bibliotheken prüfen, ob die CD-ROM-Nutzung noch wirtschaftlich ist. Dies ist erst ab 2003 erforderlich, da nur eine Update-Installation pro Jahr in die Kosten eingeht.